【お役立ち情報】　『オフィス移転やレイアウト変更時にオフィスセキュリティ対策を！』

オフィスセキュリティ対策の必要性の増大

情報通信社会の進展や企業の社会的責任の増大、個人情報保護法の施行、情報漏洩事件の多発と社会問題化などの社会的な背景からオフィスセキュリティ対策の必要性が高まっています。

そのため社会的な信頼獲得や体系的なセキュリティ対策の実施のために、プライバシーマーク制度やＩＳＭＳ適合性評価制度、オフィスセキュリティマーク制度を活用する企業が急激に増加しています。

オフィスセキュティ対策の区分

注目の集まるオフィスセキュリティですが、オフィスにおけるセキュリティ対策には、4つの区分があります。

1. 技術的対策・・・ネットワーク管理、アクセス制御、暗号化などの技術的な対策。
2. 物理的対策・・・入退室管理、セキュリティゾーニングの設定などの物理的な対策。
3. 人的対策　・・・従業員個々の活動制限、教育・訓練などの人的な対策。
4. 組織的対策・・・管理体制、セキュリティ管理規程、マニュアルなど組織的な対策。

物理的セキュティの必要性

経済産業省商務情報政策局情報経済課『経済産業分野を対象とする個人情報保護ガイドライン等について』によると個人情報の漏洩経路は、

1. 書類の紛失
2. 書類の盗難
3. パソコンの盗難
4. 郵送等での送付ミス
5. 電子メールでの送付ミス

これらで全体の約72%を占めており、多くは情報そのものではなく、それらを記録した情報機器や媒体の紛失、盗難等の物理的な原因によるものです。

このような状況から考えるとオフィスにおける物理的な対策が必要であると言えます。

物理的セキュリティ対策

物理的なセキュリティ対策として、セキュリティゾーニング、入退室管理、動線計画、クリアデスク、クリアスクリーンなどが挙げられます。

■セキュリティゾーニングとは
施設の空間領域である『ゾーン』を対象として、セキュリティのレベルに応じたゾーン分けを設定すること。

■入退室管理とは
セキュリティのレベルに応じて、入退室の制限を管理するセキュリティ対策のこと。
ノートでも構わないので、来訪者の入室時間・退室時間を記すようにしましょう。
また朝、最初に出社し解錠をした社内メンバーの履歴、最後に退社し施錠をしたメンバーの履歴も残しておきましょう。

■動線計画とは
自席や出入口から目的地までの経路における人の動きのこと。
セキュリティ対策としては、「従業員と外部からの来訪者の出入口を分離すること」、そして「動線上にコピー機、ＦＡＸ、プリンタなどの情報出力機器をできるだけ配置しない」などが挙げられます。

■クリアデスクとは
退社時や外出など長時間の離席時には、重要度の高い書類等をデスク上に放置されていない状態にすること。

■クリアスクリーン
退社時や外出、長時間の離席時には、デスク上のコンピュータの画面を消す、電源を切る等によって、画面上の情報が見られることのないようにすること。

レイアウト変更やオフィス移転のときがチャンス

上記にあげた物理的セキュリティの方法は、特別な機器を購入する必要はなく、すぐに始められるものばかりです。

しかし、「何も変わらないで出来る」からこそ、ただ手間が増えたように感じられ、全員でセキュリティを意識した行動を習慣化するのはなかなか難しいものです。

だからこそ、レイアウト変更やオフィス移転など環境が変わったときこそがチャンス。

セキュティの重要性を認識し、社員一丸となって万が一に備えセキュリティ対策をしていきましょう。